Как организовать хранение документов в доме или квартире

Документы всегда сопровождают человека, начиная с рождения человек получает свидетельство о рождении, в котором указаны кто его родители, пол, имя, гражданство. Далее ребёнок наблюдается в поликлинике и заводят карту с информацией о здоровье, плановых прививках.

Для того, чтобы пользоваться медицинскими услугами в России бесплатно, необходим полис обязательного медицинского страхования (сокращённо ОМС).

С 14 лет в России уже выдают паспорт. Для того, кто водит автомобиль, необходимы документы на вождение автомобиля. При трудоустройстве на работу, нужно иметь ИНН, страховое свидетельство, куда работодатель будет отчислять пенсионные начисления, необходимо иметь резюме.

Человек платит за квартиру, машину, оплачивает различные услуги, печатает фотографии всё это документы, которые необходимо как-то хранить в квартире.

Все люди разные и всем по-разному удобно хранить документы. В нашей статье рассмотрим всевозможные варианты хранения документов. План наведения домашнего порядка по систематизации документов.

Организация хранения документов дома

Прежде всего кладём все документы на рабочую поверхность. Документы и чеки со старыми датами, например, оплата за квартиру, домофон, дата которых 3-5 лет назад можно выкинуть в мусорное ведро, чтобы не собирать хлам в квартире. Старый загранпаспорт, полис, проездные документы срок действия, которых истёк, тоже не нуждается в хранении.

Раскладываем документы по видам: ценные бумаги, семейные, бытовые приборы, договора, счёта, документы на машину, визитки и банковские карточки.

Разложите документы по видам

Как организовать хранение документов дома

Для хранения документов дома можно применять специальные полки, выдвижные ящики, короба. Вместимость, внешний вид приспособлений зависит от типа и количества носителей информации. Чтобы организовать хранение документов, нужно накопленный архив:

1. перебрать;
2. выкинуть неактуальное;
3. рассортировать остатки.

Папки для хранения документов покупаются заранее. Понадобится несколько штук для квитанций, свидетельств, договоров.

Чтобы навести порядок, содержимое хранилищ складывают в одну кучу и затем по одной бумаге тщательно изучают. Некоторые письма, расписки имеют юридический вес даже через несколько десятков лет. Например, переписку с судебными приставами, о том, что бывший муж не платит алименты ребенку, сохраняют. Такая информация может стать доказательной базой в дальнейшем.

Легко можно избавиться от:

1. чеков из магазинов, по истечению срока возврата покупки;
2. уведомлений из налоговой инспекции, о приближении срока предоставления отчетов;
3. квитанции со сроком давности свыше 3 лет;
4. устаревших гарантийных талонов, инструкций.

Найдите утверждённую форму номенклатуры дел

В первой статье цикла мы уже писали,что номенклатура дел (НД) – это перечень журналов, дел, папок с документами, которые ведутся в организации. То есть это список заголовков таких папок/дел и дат хранения содержащихся в них документов.

НД разрабатывается для регистрации и систематизации документов, ведения архива. Одна такая папка с документами называется делом (п. п. 94, 95 ГОСТ Р 7.0.8-2013). НД представляет собой таблицу, в которой перечислены:

1. Заголовки дел/папок.
2. Индексы.
3. Сроки хранения документов, которые находятся в деле.

Номенклатура дел по общему правилу составляется в конце календарного года на следующий год. Затем она только корректируется, уточняется и заново утверждается. Форма номенклатуры дел утверждена Основными правилами работы архивов организации, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила). Структуру НД диктует структура самой УО, её штатное расписание, перечень внутренних подразделений.

4

Системы хранения: ящик, папка, коробка или органайзер

Организация хранения документов дома начинается с определения количества оставшихся после инспекции бумаг, их предназначения. У предпринимателя, который зарегистрировал ИП по своему адресу, кроме личного архива будет накоплено много бухгалтерских отчетов и иной специфической информации.

Рабочие документы следует хранить отдельно от личных. Желательно организовать хранение не только в разных папках, но и в разных ящиках и шкафах.

Папки для хранения документов дома должны быть подписаны и установлены в короб для деловых бумаг. Маркировка делается на корешках.

Система хранения документов дома начинается с классификации носителей информации по их типу. Придется купить папки хранения для дома следующих видов документов:

1. учеба (дипломы, сертификаты об окончании курсов);
2. работа (трудовая книжка, договор с работодателем о найме, справки из центра занятости, благодарственные письма);
3. любые правоустанавливающие бумаги на недвижимое имущество, банковские счета (договора ренты, дарения, купли — продажи, свидетельство о вступлении в наследство);
4. семья (удостоверения личности, национальные и заграничные паспорта, СНИЛС, свидетельства о рождении, браке, разводе).
5. займы (договоры с кредитными организациями, квитанции о погашении долга, выписки);
6. покупки (чеки, гарантийные талоны, инструкции);
7. коммунальные расчеты (оплаченные счета).

Остается разложить папки по коробам и ящикам, предназначенным для хранения документов дома. Выбор приспособления зависит от финансовых возможностей и фантазии владельца архива. Это может быть:

1. Большая коробка для хранения документов. Между установленными в нее файлами, устанавливают разделители.
2. Папка с файлами. Большая папка с уже установленными файлами может заменить коробку.
3. Железный сейф или бокс для хранения документов пригодится предпринимателю, который держит в своей квартире финансовые отчеты и другие важные бумаги.
4. Кейс. Небольшой чемоданчик, закрывающийся на ключ, подходит для транспортировки ценных документов.

В одной из комнат вы можете выделить шкаф или комод, в котором одна или несколько полок могут быть выделены под хранение документов дома.

Вариантов много, хорошие идеи, как организовать хранение документов можно посмотреть в видео.

Несгораемый железный ящик для хранения документов и ценностей дома, актуален, если в нем держат:

1. бумаги, подтверждающие право собственности;
2. личные печати;
3. большие суммы наличных средств.

Папка для медицинских анализов, книжек, рецептов должна быть выделена на каждого члены семьи отдельно. Это ускорит поиск нужных документов и структурирует их хранение.

Систематизация

Основа для хранения бумаг дома, согласно которой все документы нужно упорядочить, то есть разделить по категориям. И вот тут есть 3 подхода.

1. Сортировка осуществляется по сфере применения. То есть паспорт и права держат в одной папке, медицинские справки – в другой, квитанции – в третьей. Это просто и эффективно, уже не запутаешься.
2. У каждого члена семьи есть свой персональный ящик, в который человек может сложить все необходимое. Здесь каталогизация обычно выполняется для родителей, детей и даже домашних животных. Опять же, упрощает жизнь, но стоит учитывать, что в таком варианте у мамы с папой со временем может накопиться гораздо больше свидетельств и справок, чем у Шарика.
3. Проводится классификация бумаг по частоте их использования. Они делятся на архивные «вечные» (фото, техпаспорт на квартиру), базовые, необходимость в которых возникает периодически (водительское удостоверение, медкарта, диплом), и текущие активные, воспользоваться ими придется в ближайшее время (квитанции, чеки).

Все перечисленные способы хранения документов могут подвергаться индивидуальным «доработкам» – в зависимости от конкретной ситуации. Но даже в своем базовом виде каждый из них полезен, так как существенно экономит время на поиск срочно понадобившейся справки или не дает свидетельству о рождении затеряться на антресолях.

Какому бы методу вы ни отдали предпочтение, необходимо помнить, что рабочие и личные бумаги стоит держать отдельно или как-то разделять между собой. В принципе, чем больше параметров сортировки, тем лучше, но в разумных пределах – важно не переборщить и рационально использовать имеющееся место, чтобы не было так, что в большом ящике лежит всего лишь одна маленькая выписка.

Удобное хранение документов в электронном виде

Паспорта, свидетельства о браке, разводе, рождении необходимо сканировать. В случае утраты их будет проще восстановить по распечатанным копиям. Скинуть информацию можно на флешку, а продублировать в облачном хранилище, например Яндекс Диске, Гугл Драйве или Дропбокс. Если накопитель информации выйдет из строя, сведения останутся целыми на сервере.

Нужные инструкции, гарантийные талоны можно сложить в один отдельный органайзер, для хранения документов дома. Руководства, которые редко нужны, переводят в электронный вид. Для этого можно создать текстовый файл в ноутбуке, и туда занести полные названия, маркировку всей имеющейся бытовой техники. Можно часть инструкций отсканировать или сфотографировать.

Электронное хранение инструкций — это удобное размещение, которое экономит место у вас в жилище.

Электронные способы хранения позволяют сохранить информацию по строительным материалам, декоративной отделке. В любое время можно открыть файл и просмотреть сведения о производителе, названии колера, коллекции:

1. плитки;
2. линолеума;
3. обивочной ткани.

Отсканированные брошюры, инструкции удобно читать на мониторе. Обычно руководства печатают очень мелким шрифтом. Фото можно увеличить до удобного для чтения размера.

Скорее всего, в интернете уже есть инструкции от вашей бытовой техники. Найдите её по названию модели. Вам не придется фотографировать и сканировать инструкцию самостоятельно.

Тайная канцелярия

Договор о покупке квартиры, брачный контракт, какие-то старые справки, которые лучше не выкидывать, так как могут пригодиться, и многое другое можно оцифровать и сдать на хранение нотариусу. Это будет своего рода тайник за семью печатями, куда не проникнет ни один хакер: нотариусы пользуются закрытыми от посторонних каналами. Ничего не потеряется, ничего не попадет не в те руки.

При этом сам человек в любой момент сможет воспользоваться своими документами, в том числе направить в нужные инстанции: нотариусы подключены к электронной системе взаимодействия государственных органов. Плюс подобные нововведения призваны стать гарантией защиты граждан от мошенничества с недвижимостью и прочего обмана. В целом ограничительные меры, принимаемые в связи с пандемией коронавируса, значительно ускорили внедрение многих цифровых услуг.

Константин Анатольевич, нынешняя ситуация придает особое развитие различным электронным процедурам. Нотариат готовит для граждан какие-то цифровые новинки?

Константин Корсик: Да. В условиях ограничительных мер мы понимаем, насколько востребованными в любом случае будут уже известные и ожидаемые возможности обратиться к нотариусу через интернет, чтобы совершить некоторые нотариальные действия удаленно, или дистанционное удостоверение сделок. Но есть и другие новеллы. Например, новый закон вводит совершенно новое нотариальное действие — принятие на хранение электронных документов. Уверен, что у этого действия большой потенциал, и оно будет пользоваться спросом у россиян. Сразу уточню, что под документом здесь подразумевается не только текстовый файл, но и программные коды, фотографии, видео-, аудио- и любые другие файлы.

Документы на квартиру, договоры можно будет оцифровать и сдать нотариусу на хранение, это и гарантия от мошенничества с недвижимостью

Кому и когда может понадобиться услуга по хранению цифровых файлов у нотариуса?

Константин Корсик: Сейчас оцифровке поддается буквально все.

И такими электронными файлами, безусловно, удобнее и проще пользоваться, чем теми же бумагами или аналоговыми записями, передавать их, копировать. Кроме того, все большее распространение получают и юридически значимые документы в электронном формате. Законом уже предусмотрена возможность создавать и использовать такие документы даже без покупки личного ключа, так называемой усиленной электронной подписи.

Скоро можно будет просто зайти в ближайшую нотариальную контору, где нотариус придаст электронному файлу юридическую значимость путем его удостоверения своей усиленной квалифицированной цифровой подписью. А этот документ уже можно легко переслать, что сегодня, опять же, становится гораздо более востребованным действием.

Правовые особенности работы нотариата эксперты «РГ» разбирают в рубрике «Юрконсультация»

И вот представьте, что все те документы, которые сейчас большинство из нас хранят в домашних или офисных сейфах или даже в коробках на антресолях, будут оцифрованы. Плюс к ним добавится еще столько же новых документов, но уже изначально оформленных в электронном виде. У многих среди них будут и самые разные договоры, и правоустанавливающие документы на имущество, и разного рода доверенности, и какие-то важные рабочие документы. Готовы ли вы просто так взять и сбросить все это «добро» в одну папку на рабочем столе компьютера или, к примеру, перекинуть такие файлы в «облако»?

Почему, собственно, нет?

Константин Корсик: Здесь не нужно глубоко разбираться в IT-технологиях, чтобы понимать, что такие варианты хранения значимых с правовой точки зрения документов очень рискованны. Взломав ваш компьютер или аккаунт в облачном хранилище, к ним легко могут получить доступ посторонние лица. Ваши документы могут быть украдены, безвозвратно удалены или повреждены. А те же жесткие диски или флешки могут просто выйти из строя. И вы можете столкнуться с ситуацией, что через несколько лет потребуется прочитать лежавшую в закромах флешку, а она будет уже пустой. Срок хранения у накопителей не бесконечен.

Именно для того, чтобы гарантировать сохранность цифровых файлов и документов, в практику нотариусов и вводится новое нотариальное действие.

Есть и другая ситуация, когда передача электронных документов нотариусу может быть очень кстати. Дело в том, что нотариус может не только хранить файлы, но и удостоверить факт их передачи по месту требования. Это уже другое нотариальное действие, которое особенно актуально, когда тот, кому вы должны передать те или иные документы, вдруг куда-то пропадает.

Здесь важно понимать, что, несмотря на то что контрагент не доступен физически, обязательства по своевременной передаче ему того или иного документа с вас никто не снимает, а их невыполнение грозит санкциями. Сам нотариус при этом не будет видеть содержания файлов, они попадут к нему уже в зашифрованном виде. Кстати, передача на хранение нотариусу электронных файлов может быть полезна и с точки зрения вопросов защиты авторских прав.

Сейчас нотариат уже предлагает гражданам и бизнесу возможность передачи документов, например, в ведомства, которые ограничили личный прием граждан, через нотариуса. Он самостоятельно передаст необходимые документы (теперь и в цифровом виде). А если это будет невозможно сделать, зафиксирует факт исполнения заявителем своих обязательств.

Направить электронный документ на хранение нотариусу возможно будет исключительно в удаленном формате. То есть специально идти в нотариальную контору не придется — все документы передаются нотариусу в режиме онлайн. А вот обратиться, чтобы передать документ через нотариуса, в том числе в электронном виде, можно уже сегодня — нотариус может перевести документ из бумажной формы в цифровую с сохранением его юридической силы. С учетом текущей ситуации ценность таких новелл более чем очевидна.

С помощью нотариуса можно переслать, скажем, доверенность из Москвы в Иркутск в течение нескольких минут и заплатить за это в районе 150 рублей

Однако, прежде чем попасть к нотариусу, документам придется совершить путешествие через обычный интернет, те же облака. Нет ли риска, что их след останется там и, следовательно, ваши личные архивы окажутся доступны посторонним?

Константин Корсик: Информация не будет поступать по открытым каналам. Ее можно будет загрузить либо напрямую в Единую информационную систему нотариата через специальный сервис на сайте Федеральной нотариальной палаты, либо передать через портал госуслуг. То есть файлы будут проходить по защищенным линиям, ни в какие облака не попадут.

Среди других нововведений я бы также отметил использование нотариусами биометрической идентификации в ситуации, когда заявитель не может предъявить документ, удостоверяющий личность, или этот документ выглядит сомнительно.

Также в скором времени все нотариальные документы в бумажном виде будут оснащены специальной машиночитаемой маркировкой, благодаря которой можно будет легко и быстро убедиться в их подлинности.

В целом, как цифровизация меняет правовые процедуры? Не отменяют ли электронные технологии нотариуса?

Константин Корсик: Цифровизация — это, безусловно, главный тренд последних лет. Сегодня мы уже говорим о «цифровых правах» и «цифровых сделках». И здесь, к сожалению, многие забывают, что от прибавления слово «цифровой» не меняется ключевая потребность гражданского оборота и его участников — безопасность и защита права. Некоторым кажется, что защитную функцию возьмут на себя непосредственно передовые технологии, используемые в новых форматах правоотношений. Однако практика показала, что это серьезное заблуждение.

Во-первых, даже самая инновационная компьютерная программа не способна проверить реальную волю участников сделки и ее соответствие с тем, что прописано в договоре. При этом человек может не понимать отдельных нюансов заключаемой сделки или даже всей ее сути.

Сколько было случаев, когда, к примеру, пенсионер думал, что подписывает договор ренты, а по факту оказывалось, что он дарил свою недвижимость и тут же терял право в ней проживать.

От того, что договор будет представлен на экране компьютера или телефона, человеку, далекому от юриспруденции, легче разобраться в нем точно не получится. И вот еще один очевидный риск: упрощенный порядок и фактически моментальное принятие юридически значимого решения в условиях цифровой среды повышают уязвимость граждан, не подготовленных в юридическом и технологическом смыслах. А таких людей очень много, если не сказать — большинство.

Кроме неосознанности действий может возникнуть риск, что кто-то из сторон сделки участвует в ней по принуждению. Такую проблему невозможно выявить ни путем заочного анкетирования заявителя перед сделкой, ни удаленно по голосу или по сетчатке глаза. Кроме того, предлагаемый в качестве основы для цифровых сделок в виде смарт-контрактов принцип блокчейн не подразумевает внесения изменений в уже заключенный договор, даже если появилась такая необходимость.

В итоге риски нарушения прав и признания сделки недействительной возникают у участников не одного, а целой цепочки договоров. Таким образом, «цифра» сама по себе не дает гарантий равной и эффективной правовой защиты для всех участников гражданского оборота, и в этом ее главная проблема.

Благодаря электронной фиксации всех нотариальных актов в реестрах пытаться подделать их сегодня просто бессмысленно

Сделки в цифре априори небезопасны или есть шансы провести некий апгрейд в их отношении, снизив тем самым названные риски?

Константин Корсик: Таких апгрейдов не существует, и создание какой-то суперэффективной программы в обозримом будущем представляется маловероятным. Большая часть очевидных рисков сделок в цифре совпадает с рисками, свойственными любой сделке в простой письменной форме.

Поэтому здесь нужно признать особую роль человеческого фактора и необходимость привлечения к сделке веками зарекомендовавшего себя института, действующего от имени государства и ответственного именно за защиту прав участников сделки.

Те гарантии законности сделки, которые не способна обеспечить цифровая технология, всегда входят в компетенцию нотариата. Особое значение здесь играет и тот факт, что нотариат сегодня — признанный лидер по использованию электронных технологий в правовой сфере. То есть там, где это возможно, нотариат уже применяет цифру. Удостоверение сделок нотариусом, когда речь идет о цифровом формате, — логичный и обоснованный способ нейтрализации рисков, о которых мы говорим. В прошлом году неоднократно обсуждалась инициатива, в том числе с участием законодателя, о наделении нотариуса статусом своего рода независимого контролирующего арбитра цифровых правоотношений.

Как именно «встраивается» нотариус в новую цифровую реальность: какие задачи он выполняет, можно ли сделать некий симбиоз между нотариусом и блокчейном?

Константин Корсик: Функция нотариуса здесь должна быть связана, прежде всего, с обеспечением законности правоотношений и правовых гарантий для их участников. Поэтому саморегулируемость правоотношений, которая возникает вследствие использования систем блокчейн или подобных технологий, может значительно упростить жизнь мошенникам. И, как результат, привести к нарушению прав добросовестных граждан.

Нотариус как независимый арбитр будет нивелировать эти риски. Для этого у него уже есть все необходимые полномочия: обязательное установление личности заявителя, проверка дееспособности граждан и правоспособности юридических лиц, выяснение реальной воли всех сторон сделки. А также подробное разъяснение правового смысла договора; проверка юридических фактов на основании представленных документов. Кроме того, на сегодняшний день нотариат уже создал электронную инфраструктуру, которая позволяет нам решать все эти задачи и в условиях цифрового оборота.

Очень важно, что нотариус гарантирует равную эффективную правовую защиту всем участникам договора вне зависимости от уровня их юридической грамотности, опыта участия в сделках. А также каких-то важных в этом случае личностных качеств вроде ответственного отношения к подписанию разного рода бумаг или, напротив, чрезмерно легкомысленного поведения в такие моменты.

Кроме того, договор с печатью нотариуса, неважно, в цифре или на бумаге, наделен повышенной доказательственной силой, то есть дополнительно защищен от оспаривания в суде. Как и прежде, существенный плюс привлечения к сделкам нотариуса заключается в гарантии полного возмещения ущерба всем пострадавшим, если таковой возникнет и будет доказано, что причиной такого ущерба стала профессиональная ошибка нотариуса.

Эффективный симбиоз между тем же блокчейном и нотариусом может быть создан благодаря Единой информационной системе нотариата (ЕИС). Эта система сочетает в себе гарантии защиты юридически значимых сведений и опции, позволяющие сделать обращение к нотариусу максимально комфортным. А работу самого нотариуса быстрой и эффективной.

Президент ФНП Константин Корсик: Нотариус выступает гарантом стабильности гражданского оборота. Фото: Виктор Васенин

Значит, в любом случае меняется сам формат работы нотариуса в новые времена?

Константин Корсик: Безусловно. Он во многом изменился еще пять лет назад с появлением ЕИС. Сейчас же можно говорить о том, что российский нотариат переживает новую волну цифровизации. Именно 2021 год для нас станет периодом подготовки для внедрения целого ряда новшеств в рамках концепции «электронного нотариата». Все они отражены в законе, который президент подписал в конце прошлого года.

Прежде всего, закон, вступающий в силу в декабре, вводит новый формат обращения к нотариусу — удаленно, через интернет. А также возможность дистанционного заключения сделки, когда ее стороны находятся в разных городах и каждая идет к своему нотариусу.

Тут важно заметить, что заочно у нотариуса можно будет получить ограниченный перечень услуг. В него вошли лишь те нотариальные действия, где нет рисков несоответствия воли заявителя и волеизъявления — то есть того, что написано в удостоверенном нотариусом документе.

Что касается дистанционного удостоверения сделок, то здесь ни о каких заочных обращениях к нотариусу речи не идет. Участники договора обязательно идут в нотариальную контору. Разница с традиционным процессом удостоверения сделки здесь лишь в том, что каждый идет к тому нотариусу, к которому ему удобнее, и не тратит деньги и время на поездки и встречи с контрагентом.

Как итог, в сделке участвуют сразу несколько нотариусов — по одному от каждой стороны, которые взаимодействуют между собой с помощью защищенных каналов связи ЕИС и удостоверяют договор своими усиленными цифровыми подписями. Так что вопросы правовой безопасности, даже в условиях новых цифровых форматов предоставления нотариальной помощи, всегда стоят во главе угла.

200 дежурных нотариальных контор работают в Москве в период действия противоэпидиомологических мер. Граждане могут совершить в них неотложные нотариальные действия

Как вы в целом оцениваете отношение населения к разного рода цифровым новшествам: пользуется ли спросом «электронный нотариат»? И что, собственно, можно назвать электронным нотариатом?

Константин Корсик: Конечно, спрос на нотариальные действия с цифровой составляющей растет из года в год, причем стремительно. Взять то же удостоверение равнозначности электронной версии документа его бумажному аналогу. Если в 2018 году за таким нотариальным действием обратилось около миллиона россиян, то по итогам 2021 года этот показатель вырос вдвое.

Ничего удивительного в таком высоком интересе к этой услуге нет. Она позволяет, прежде всего, решить проблему отправки документа в другой город в ситуации, когда это нужно было сделать еще вчера. Именно нотариальный вариант «телепортации» документов отличается удобством, простотой и доступностью. А по совокупности преимуществ он превосходит любые другие способы передачи документов на дальние расстояния.

Как вы еще сможете переслать, скажем, доверенность из Москвы в Иркутск в течение нескольких минут и заплатить за это около 150 рублей? И это с учетом гарантии сохранения юридической силы документа.

Тут, кстати, стоит отметить, что делить нотариальные действия на категории «электронные» и «традиционные» или «стопроцентно бумажные» уже становится бессмысленно. Определенная цифровая составляющая есть практически в каждом современном нотариальном действии.

Например, если мы говорим об удостоверении сделки с недвижимостью, то здесь цифра лежит в основе работы нотариуса в формате «одного окна». На предварительном этапе он делает электронные запросы в целый ряд ведомств, чтобы проверить и получить необходимые для заключения сделки сведения.

А уже после удостоверения договора нотариус сам подает документы на регистрацию права собственности — также в цифровом виде. С прошлого года электронная подача заявки в Росреестр вошла в перечень обязательных действий нотариуса в рамках оформления сделки и, как следствие, стала бесплатной для заявителей.

Как к таким новшествам относятся граждане? Очевидно, что позитивно. Ведь цифра в этом случае помогает ускорить проверочные и бюрократические процедуры, упростить процесс получения юридической помощи и сэкономить деньги граждан. Кроме того, электронные способы хранения и шифрования данных, которые используются в рамках ЕИС, помогают повысить их безопасность и защиту от доступа третьих лиц. Именно благодаря электронной фиксации всех нотариальных актов в реестрах ЕИС пытаться подделать их сегодня просто бессмысленно.

Опасаться, что электронные механизмы не сработают, здесь тоже нет смысла. За корректностью прохождения всех процессов следит нотариус. Законом предусмотрен четкий порядок действий нотариуса. Cобственник получит готовые документы без каких-либо дополнительных трудозатрат.

Ключевой вопрос

В будущем стоит ожидать, что работа нотариуса полностью перейдет в цифровой формат?

Константин Корсик: Преимущество нотариата сегодня состоит именно в грамотном сочетании человеческого фактора там, где он необходим для гарантий безопасности и правовой защиты, и передовых технологий в моментах, где они доказали свою эффективность.

Так, юридическую чистоту и законность документа обеспечивает именно нотариус, а вот его последующее безопасное хранение и защиту важных юридических сведений от подделки — уже электронная база данных нотариата — ЕИС. Важно, что цифровые технологии в нашей работе обеспечивают совершенно новые возможности и для граждан, и для предпринимателей.

Таким образом, новые возможности «электронного нотариата» позволяют использовать все гарантии нотариального удостоверения в новых, цифровых форматах. И поэтому мы говорим о том, что роль нотариуса в эпоху тотальной цифровизации только усиливается.

Актуально

Федеральная нотариальная палата открыла линию правовой помощи гражданам и бизнесу. Теперь консультацию по вопросам, входящим в компетенцию нотариата, можно получить по телефону 8-800-250-01-33 (звонки по территории России — бесплатно).

Создание прямой телефонной линии для оперативного получения консультаций нотариусов — мера, потребность в которой возникла в условиях пандемии коронавирусной инфекции. Принимаемые в стране ограничительные меры, направленные на борьбу с вирусом, значительно сократили возможность личного визита граждан в нотариальные конторы. А в ряде субъектов РФ, где введен режим полной самоизоляции населения, почти полностью исключили такой вариант получения нотариальной помощи.

При этом необходимость в правовой помощи у граждан и предпринимателей сохраняется. Более того, в различных жизненных ситуациях в условиях существующих объективных ограничений ее значимость возрастает. У людей возникают различные жизненные ситуации, в которых своевременная квалифицированная правовая помощь важна, даже если совершить нотариальное действие по объективным причинам невозможно в настоящий момент. Кроме того, нотариатом обеспечена деятельность дежурных нотариальных контор.

Нотариальная линия помощи будет, конечно же, учитывать необходимость удаленной работы ее консультантов — нотариусов из разных регионов России. Позвонив по бесплатному номеру 8-800-250-01-33, человек будет автоматически перенаправлен на свободного и готового в данный момент оказать консультацию нотариуса. Также информацию о работе дежурных нотариальных контор можно получить на сайтах нотариальных палат субъектов РФ.

Линия правовой помощи работает ежедневно, кроме субботы и воскресенья, с 9 до 18 часов для каждого часового пояса. Она продолжит функционировать вплоть до отмены действия ограничительных мер.

Способы организации

Для быстрого поиска нужного документа, вам нужно разделить их на категории. Не забудьте прикрепить ярлыки каждой категории, или используйте цветовую разметку. Классифицировать бумажную информацию можно по назначению:

1. медицина;
2. бытовая техника;
3. ремонт.

Слишком мелкое дробление приведет к тому, что нагромождение папок будет затруднять поиск нужной справки.

Почтовый ящик

Очень оригинальное решение, идеально подходящее для хранения писем и открыток. Впрочем, вы можете прятать туда и милые записочки, которые бы хотели скрыть от посторонних глаз, но ни в коем случае не потерять!

Ящик лучше всего размещать на стене или на двери, и выбирать яркие цветовые вариации: таким образом, каждый взгляд, брошенный на него, будет улучшать вам настроение. Кроме того, в ящике можно оставлять послания для домашних – главное только не забывать его проверять, а то вдруг кто-нибудь уже третий день ждет письменного ответа на вопрос, куда подевались его носки. Ну а в день Святого Валентина вы сможете использовать почтовый ящик по прямому назначению!

Хранение документов в кабинете

Если у вас есть рабочий кабинет, то более комфортно организовать хранение документов в нем. Ящики рабочего стола и стеллажи — это удобный способ хранения документов дома. Размещайте в них только важные бумаги или те, к которым требуется быстрый доступ.

Ключевые и значимые рабочие документы лучше хранить в сейфе. Поместите его в ящиках рабочего стола или шкафу. Панели мебели должны быть непрозрачные.

Для хранения второстепенных документов подойдет коробка. Если в квартире есть отдельный рабочий кабинет, можно купить специальную офисную мебель. На полках шкафов подписанные папки расставляют вертикально в алфавитном порядке.

Коробка для хранения большого количества документов дома не лучший вариант. В нее бумаги вкладывают стопкой. Когда нужно что-то найти, приходится вынимать полностью все содержимое перебирать поштучно. На такие манипуляции уходит много времени. Поэтому для медицинских брошюр, рецептов, справок нужно использовать органайзер для хранения документов.

Как хранить инструкции к бытовым приборам?

Человек за свою жизнь приобретает много разных приборов для себя: плойка, бигуди, фен, сотовый телефон, автомобиль, покупает приборы для дома: хлебопечка, тостер, микроволновка, утюг, отправитель и другие приборы пользования. Ко всем приборам, есть инструкция по применению. До того, как пользоваться товаром необходимо прочитать инструкцию по его эксплуатации, знать, что можно делать, а что делать нельзя, какой срок гарантии, возврата товара?

Рассмотрим, как и где хранить инструкции к бытовым приборам.

Прежде всего нужно заняться сортировкой, разложить на маленькие, средние и большие. Инструкции к приборам, которых уже нет в наличии можно выкинуть.

Коробка из под обуви.

Берём обычную картонную коробку из под обуви. Размер коробки зависит от того, сколько документов имеется. Если инструкций много, то лучше всего использовать длинную коробку из под зимних сапог.

Чтобы коробка служила долгое время, лучше обклеить её пакетом, упаковочной бумагой или использовать скотч.

Для хранения инструкций можно использовать обувные коробки

Берём коробку и вставляем большие инструкции, затем меньшего размера и ещё меньше. Убираем коробку с инструкциями в шкаф или кладовую, т.к коробка большая, тяжёлая, то лучше ставить на нижние полки.

Пластиковый контейнер.

Можно хранить документы в пластиковом контейнере. Сверху сделать цветные разделители и указать приборы или сделать алфавитный указатель.

Хранение документов в пластиковом контейнере

Если человек не выкидывает коробку из под прибора, то можно оставить инструкцию по применению внутри коробки. Например, можно хранить швейную машинку в коробке, чтобы она не пылилась и там же оставить инструкцию.

Другие способы организации документов и идеи

Люди, у которых хранится большое количество разнообразных важных документов, могут приобрести:

1. деревянный либо пластиковый ящик;
2. стойки для бумаг;
3. сортер;
4. вертикальные лотки;
5. папку портфель;
6. кейс, запирающийся на замок;
7. канцелярские конверты;
8. папки на молнии или с кнопкой.

Есть несколько правил, как удобно организовать хранение документов дома:

1. Бумаги, которыми пользуетесь редко, ставьте дальше;
2. Создайте несколько крупных папок, в которых сгруппируйте бумаги по одному направлению;
3. Выбирайте инструменты для хранения нужного размера. Мелкие документы можно хранить по несколько штук в одном файле;
4. Постарайтесь максимально перенести документ в электронный вид, чтобы освободить пространство;
5. Проводите ревизию своего архива документов один или два раза в год.

Вертикальные стойки и короба для хранения документов дома можно купить, либо сделать своими руками из ДВП, фанеры, или же купить в мебельном магазине.

Почему порядок так важен

Даже сегодня, в век всеобщей компьютеризации, далеко не все данные содержатся в электронном виде. Паспорт – наиболее яркий пример физического носителя информации, а ведь есть еще заверенные подписями контракты, дарственные, сертификаты, завещания.

Для вышеперечисленного нужно найти место, причем максимально подходящее. Зачем? Сразу по нескольким причинам:

• Чтобы бумаги не торчали из каждого ящика многострадального комода и, уж тем более, не захламляли комнату, в которой и так зачастую не хватает свободного пространства.
• Чтобы точно знать, где что лежит, и не тратить драгоценное время на поиски понадобившегося файла.
• Чтобы защитить договоры со свидетельствами от порчи, ведь восстановление столь важных вещей либо долго длится, либо вовсе невозможно.
• Чтобы уберечь информацию от любопытных взглядов (чтобы посторонний человек не мог случайно или намеренно ознакомиться с содержанием проекта или личного письма).
• Чтобы успеть быстро забрать бумаги вместе с другими ценностями при экстренном покидании жилья, допустим, в случае утечки газа или пожара.

Причин хватает, и они весомые, но порядок не возникнет сам по себе, только из-за желания его создать, поэтому рассмотрим, как же его добиться.

Правила хранения документов дома

Чтобы у вас в документах всегда был порядок, регулярно просматривайте их на актуальность. Быстро устаревают:

1. Оплаченные коммунальные квитанции. Эти сведения актуальны в течение трех лет;
2. Ежегодно возобновляемые договора.

Любые платежи удобно производить онлайн через личный кабинет Сбербанка. При недоразумениях с квартплатой всегда можно найти нужный чек в истории и распечатать его в бумажном виде. Так же переводятся деньги за питание детей в школе, вносится ежемесячная родительская плата за дошкольные учреждения. Удобство в том, что электронная форма долго хранится на официальном сайте банка, а не пылится дома в стопках.

Составьте перечень заголовков дел для номенклатуры

Первый шаг к созданию номенклатуры дел в УО – составление перечня заголовков всех созданных или планируемых к созданию папок/дел организации: как общих, так и в отдельных внутренних подразделениях.

Заголовок дела – это краткое обозначение сведений о составе и содержании находящихся в папке документов (п. 100 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Он должен отражать тему и вид документов.

Типовые заголовки для номенклатуры дел и, соответственно, журналов и папок утверждены приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. В приказе приведены типовые наименования дел, которые характерны для большинства организаций вне зависимости от формы собственности (п. 1.2 приказа № 558).

Не все заголовки дел, приведённые в приказе № 558, пригодятся управляющей организации. Но многие из них подойдут для составления номенклатуры дел:

1. Законы и иные НПА, относящиеся к деятельности организации.
2. Протоколы, постановления, решения, иные документы по итогам совещаний, собраний, заседаний.
3. Приказы, распоряжения и документы к ним.
4. Правила, регламенты, инструкции.
5. Переписка с органами госвласти по основным направлениям деятельности и т.д.

Задача управляющей организации – выбрать те заголовки, которые подходят уже существующим или вновь создаваемым папкам с документами. Типовые заголовки из приказа № 558 можно изменять, при этом не допускается употребление общих формулировок, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Конечно, среди типовых заголовков УО не найдёт всех необходимых ей наименований. В таком случае она вправе использовать и иные заголовки, в том числе указанные в жилищном законодательстве: журнал учёта обращений жителей МКД, акты осмотров и проверок и т.д.

Создайте регламент работы с архивом и утвердите бланки

Создавая архив и утверждая систему его работы, управляющей организации следует учесть несколько важных моментов:

1. Приниматься в архив должны все документы, но по графику, заранее утверждённому руководителем УО или начальником отдела делопроизводства (п. 3.7.25 Основных правил). Ответственный работник принимает их по актам, образец которого УО следует разработать и довести до всех структурных подразделений.
2. Необходимо установить чёткие требования к сдаваемым папкам: они должны быть переплетены, прошиты, пронумерованы. В сдаваемых делах обязательно должна быть опись вложений.
3. В каждом подразделении необходимо назначить сотрудника, который будет сдавать дела и документы в архив. Это упорядочит систему формирования архива и исключит путаницу.
4. После приёма дела в архив ответственный работник должен проводить экспертизу ценности находящихся в папке документов, то есть определять значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов, а также сроки их хранения. Делать это следует в соответствии с ч. 2 Основных правил.
5. Лучше, если документы вечного и длительного хранения будут лежать отдельно, также следует вести систематизацию дел по годам. Это позволит быстрее найти необходимые документы.
6. Выдача дел обязательно должна фиксироваться в соответствующем журнале, чтобы у работника была информация о том, где находятся выданные документы. Установите чёткие сроки, в течение которых сотрудники, взявшие в архиве документы, должны их вернуть.

Также необходимо разработать и утвердить ряд бланков, которые необходимы для работы сотрудника архива: опись документов разных сроков хранения, акт приёма дел от подразделений, заявление на выдачу документов из архива во временное пользование, акт уничтожения документов и др. Образцы приведены в приложении к Основным правилам.